Cómo se comunica un profesional

Cómo se comunica un profesional

Foto: tirachardz - freepik

Las cosas que más te importan profesionalmente dependen de cómo te perciban tus contactos profesionales. Si consigues un buen trabajo, cuánto te pagan, o si podrás usar un contacto profesional para conseguir unas prácticas depende de la imagen que otros tengan de ti. La imagen que los demás tienen de ti depende, a veces, más de cómo te comunicas que de la calidad y contenido de tu trabajo. 

El mismo trabajo, bien comunicado puede causar una impresión mucho mejor que otro con una comunicación deficiente. Un proyecto en el que haces un buen trabajo, puede no conectarte a la persona que hay al otro lado de la pantalla, si no aprovechas para presentarte adecuadamente. Ya que vas a relacionarte con empresas, saca el máximo valor a esta experiencia y aprende todo lo que puedas sobre las relaciones profesionales.

Ventajas de una comunicación fluida

El futuro será digital, o no será; y eso incluye el teletrabajo. Considera que el trabajo en remoto pasó del 4,8% (2019) al 16.2% (2020), según las cifras de un estudio realizado por la empresa Randstad y que Europa Press ha compartido en este post. La forma de relacionarnos ha cambiado y el contacto físico casi ha desaparecido, por eso la comunicación es clave. Mantener una comunicación fluida tiene muchas ventajas, entre ellas las siguientes:

  • Transmites el entusiasmo con el que estás desarrollando el proyecto.
  • Generas vínculos con las personas que dirigirán tu trabajo.
  • La comunicación forma parte de tu imagen y generas tu marca personal a partir de ella.
  • Comunicarte permanentemente refleja el compromiso que tienes con el proyecto en el que estás trabajando.
  • Te aporta guías de corrección durante la ejecución del proyecto y con eso los resultados que obtendrás serán mejores.
  • Mantener una comunicación activa mejora la calidad de tus entregables. Además de recibir feedback refleja cuán involucrado estás en el proyecto del que estás participando.

Las cosas que nunca debes hacer

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Responde los mensajes. La empresa está invirtiendo tiempo en ti, lo mínimo es que les contestes cuando te contactan.
  • Desaparecer sin más o dejar mensajes sin contestar:

    Dejar mensajes sin contestar deja una mala imagen y demuestra desinterés. Si has recibido un mensaje y se te ha pasado contestarlo, es preferible que digas lo que ha pasado y en adelante mantén una conversación fluida. No hagas que la empresa te persiga para conseguir una respuesta, ten valentía y contesta.

  • Enviar un archivo sin explicación:

    Cuando envías algo, explica siempre qué has hecho. Especialmente, no envíes un archivo visual o de diseño (como un logo) sin explicar tu trabajo. Sin una explicación, la empresa puede no entender nada.

  • Preguntar cuestiones obvias o que ya están respondidas:

    Si algo puedes extraerlo fácilmente de la página web de una empresa, gasta unos minutos en entenderla antes de preguntar. Vemos a menudo a estudiantes trasladar preguntas como “¿Cuál es tu target?” o “¿Cuál es la actividad de la empresa?” que harán que te vean como muy poco profesional, sobre todo si vienen respondidas en la definición del proyecto. Gasta unos minutos antes de preguntar.

  • Enviar mensajes sin revisarlos:

    Antes de darle al “enviar” revisa dos veces lo que has escrito, lo que estás diciendo y la redacción. Cuando tengas seguridad del contenido y que has incluido toda la información, entonces envíalo; pero nunca envíes un mensaje sin haber revisado incluso la ortografía.

Las cosas que siempre debes hacer

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Establece contacto. Preséntate a la empresa y cuéntale sobre ti. Será reflejo de tu implicación en el proyecto.
  • Preséntate:

    Cuando te acepten para participar en un proyecto (y también en un trabajo) preséntate y cuéntale a la empresa sobre tu experiencia, habilidades y fortalezas como aporte para desarrollar el proyecto.
    Esto ayuda a la otra parte a percibirte como la persona que eres, y establecer una relación más allá del intercambio de archivos.

  • Transmite el mensaje de forma concisa, clara y asertiva:

    Las personas no tienen mucho tiempo así que mientras más rápido puedan captar el mensaje, será mejor. Evita párrafos largos y palabras innecesarias, es fantástico si puedes decir lo mismo con menos palabras.

  • Cuando entregues un documento, explícalo:

    Acompaña cualquier entrega siempre de unas líneas en el chat, contando qué has hecho y las decisiones que hayas tomado. Trasladarás esta práctica al mundo de los emails cuando comiences a trabajar con empresas fuera de la plataforma. Si empiezas a hacerlo desde el principio de tu carrera, ganarás mayor soltura y tendrás más experiencia para cuando comiences a trabajar en empresas. 
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Preparando al receptor. Explica el contenido de los archivos, las decisiones que has tomado y los cambios que has hecho. Hazlo de forma clara y concisa. Es más efectivo porque preparas al destinatario para saber el contexto y a lo que debe prestar atención.
  • Completa tu perfil y mantenlo actualizado:

    Las empresas querrán saber más de ti. No han podido verte en persona y tu perfil en Jóvenes Proyectos les dará una idea más completa de quién eres. Además de dar una buena primera impresión, te conocerán un poco más y eso les dará más confianza al momento de aceptarte para participar en un proyecto. El 86% de las empresas buscan tus perfiles en redes sociales y un porcentaje similar busca en Google tu nombre para saber más sobre ti.

  • Despeja la dudas:

    Decir que algo no te queda claro es muy importante. Si quieres terminar la tarea con éxito, tienes que aclarar las dudas que te impidan desarrollarla. Esto previene que hagas todo el trabajo y el momento de entregarlo no sea lo que la empresa necesita.

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  • Sé valiente, transmite las malas noticias, siempre:

    A menudo, en la vida profesional como en la personal, las cosas no van como uno había planificado. Los buenos profesionales transmiten con sinceridad los contratiempos. No escondas la cabeza, cuenta a la empresa lo que ha pasado, para que puedan entenderte.

    Como ejemplo, si no vas a acabar un proyecto al que te has apuntado, avisa a la empresa que no podrás continuar. Es preferible que lo digas a que dejes a alguien esperando tu trabajo o tus mensajes. Esto forma parte de tu marca personal: quedarás mejor tú y nos harás quedar mejor a nosotros también. Esto también habla de tu calidad profesional, y aprender a manejar estas situaciones te ayudará en toda tu carrera.

Tips y herramientas de comunicación

En Jóvenes Proyectos te estás preparando para hacer despegar tu carrera profesional a todo motor. Si bien cometer errores es parte del proceso (es una ventaja cometerlos ahora porque se pueden corregir) debes tener en cuenta que sigue siendo un entorno profesional. Estás adquiriendo contactos con empresas que en un futuro quizás puedan contratarte. Este post publicado por Genially tiene algunos consejos para una mejor comunicación en el trabajo en remoto y abajo los tips de Jóvenes Proyectos.

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Cercanía por chat. Es un canal de comunicación más distendido y personal. Hay más licencias, pero siempre considerando un tono profesional.
  • Chat: nuestra plataforma tiene un chat con el que puedes interactuar con las personas encargadas de los proyectos. Considera que si bien el chat se considera un medio más informal de comunicación, sigue siendo un entorno profesional. Por eso, el protocolo para escribir el mensaje se aplica también.
  • Mail: antes de escribirlo define el propósito de la comunicación por este medio y ten claro lo que quieres conseguir con ese mensaje. Cuando tengas todo esto definido te será más fácil escribirlo. Considera que siempre debe estar ordenado y ser claro y conciso. Menos es más: si lo puedes decir en menos palabras y que el mensaje sea el mismo es mejor.
  • Whatsapp: sin duda es más informal, pero sigue siendo un entorno profesional. Es más rápido e interactivo, según este post publicado en el blog de Universia. Pero no reemplaza a los medios escritos tradicionales (email por ejemplo). Recuerda que debes respetar el horario laboral y que los límites personales y profesionales del uso de Whatsapp todavía no se han definido del todo. Para este propósito, considéralo siempre como una herramienta más de comunicación profesional.
  • Llamada telefónica: la voz también aporta mucho al mensaje (forma parte de la expresión corporal). Si la empresa quiere hablar contigo por teléfono te lo comunicará, al igual que el día y la hora. Será como asistir a una reunión. Por eso, prepárate para la conversación y ten a mano lo que puedas necesitar por si durante la conversación surgen preguntas. Será mucho más formal que un chat o que un correo.

Si aún no lo has hecho, regístrate en nuestra plataforma y pon en práctica estos consejos de cómo se comunica un profesional. Será una herramienta útil para cuando des el salto al mundo laboral.