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Organización Evento de Astronomía

COSMOAVENTURA

Industria: Actividades de Divulgación de Astronomía, vinculadas al Ocio y Tiempo libre

Imagen de Perfil

Empresa de divulgación científica, centrada en el mundo de la Astronomía y Cosmología, con la plena intención de que el conocimiento llegue al entorno de las familias. Para ellos las actividades planteadas siempre son guiadas por expertos que valoran muy de cerca el grupo de individuos que se reciben en cada ocasión para adaptar pedagógicamente cada sesión (charla, observación, taller formativo, etc.) .

Descripción


En 2022, queremos llevar a cabo una feria de astronomía en Madrid con el fin de ayudar a la divulgación de la astronomía. Para ello, necesitamos planificar todo el evento (ubicación, invitados, seguridad, etc,), ¿nos ayudas?

Perfil de proyecto


Comunicación
Otros

Preguntas

Las preguntas y respuestas dan más información al Estudiante sobre lo que la Empresa está buscando.

Duración y ubicación del evento


Queremos que el evento sea de viernes por la tarde a domingo por la noche.

A la hora de elegir la ubicación, se deben de tener en cuenta los siguientes factores:
- Puede ser un polideportivo, centro o similares pero que tenga una zona próxima en la que avistar y poner telescopios.
- Cerca de Madrid.
- Con poca contaminación lumínica (por ejemplo cerca de Guadalajara, en la Sierra Norte de Madrid, Colmenarejo).
- Al ser una feria de astronomía debe haber una zona de campo cercana al evento de fácil acceso a los visitantes y sin iluminación de farolas.
- Instalaciones necesarias para un evento de tantas horas.

Información adicional a tener en cuenta durante el proyecto


Al ser un evento de varios días creemos que hay muchos factores a tener en cuenta en la planificación del mismo:
- Al ser un evento que dure por la noche y por el día, se debe tener en cuenta, por ejemplo, los servicios de comida.
- ¿Qué permisos, autorizaciones y/o requisitos hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento de esta escala? (¿hace falta una ambulancia? ¿hay que avisar a los servicios de emergencia de que habrá gente de noche para que estén preparados? ¿Influye si el evento se lleva acabo en Julio o Agosto? (por ejemplo, ¿una lipotimia?) ¿algún factor más?
- ¿Cómo debemos aproximarnos a los ayuntamientos para estos permisos? (¿Ayudándoles a entender que trae turismo y dinero?)
-Estrategia de comunicación - ¿Cómo llegamos a los medios de comunicación?
-Colaboraciones potenciales con otras empresas para asegurar el buen funcionamiento del evento (ej. ¿Empresa de catering? ¿seguridad?)

Entregables

Los Entregables ayudan a estructurar el trabajo en varias fases. En cada entregable/fase, el estudiante enviará una parte del trabajo, para que Estudiante y Empresa puedan debatir el trabajo en puntos intermedios.

Ubicación, permisos y consideraciones especiales


Buscar y proponer la ubicación dónde se llevará a cabo el evento acorde a lo que se ha mencionado previamente (incluir una breve explicación sobre la decisión).

Incluir:
- Medidas de seguridad a tener en cuenta: colaboración con empresa de seguridad, aviso a servicios de emergencia, etc.
- Por último, permisos y cómo conseguirlos.
Documentos a entregar
Documento Word con toda la información del Programa Oficial y un PowerPoint donde incluir los aspectos más importantes de manera visual y esquemática para presentar a la empresa.

Programa oficial del evento


Desarrollar el programa oficial para el evento de Cosmo Aventura. Incluir:
- ¿Qué reuniones habrá que llevar a cabo durante la planificación del evento? (tener en cuenta con quién serán estas reuniones y que temas se tratarán)
- Esquema directivo del evento
- Incluir quienes acudirán al evento (¿fanáticos de la astronomía? ¿familias? ¿excursiones escolares?)
- Invitados estrella que podrían venir al evento (¿expertos en astronomía de España para dar charlas?)
-¿Cuál será la planificación de los 3 días del evento? (¿Qué temas se podrán tratar durante el evento?)
Documentos a entregar
Documento Word/PowerPoint/Excel o similares en Google Docs

Acto de inauguración y cierre


Planificar como podrían llevarse a cabo los actos de inauguración y cierre del evento de Cosmo Aventura.
Documentos a entregar
Documento Word (una cara) y/o un documento de PowerPoint (2 diapositivas: 1 para la explicación de la estrategia y otra para el razonamiento detrás de esta misma).

Programa social


En base a la información proporcionada a lo largo del proyecto, por favor, desarrollar el Programa Social.

Como mencionábamos, al ser un evento de larga duración hay factores como, por ejemplo, el servicio de catering, las actividades o las visitas guiadas, que se debe tener en cuenta durante la planificación de este.
Documentos a entregar
Documento Word/PowerPoint/Excel o similar en Google Docs

Presupuesto real


Uno de los factores más importantes a tener en cuenta en la planificación de un evento es su presupuesto ya que nos permitirá tener una visión mas realista de nuestros recursos económicos.
Durante le desarrollo de este por favor tener en cuenta:
- Costes fijos (ej. gastos del lugar, difusión, equipamiento técnico, etc.)
- Costes variables (ej. servicio de catering, personal de seguridad, personal de limpieza, etc.)
- Posibles imprevistos
- Fuentes de ingresos (ej. ¿puede haber patrocinadores?)
Documentos a entregar
Documento Excel con cada elemento del presupuesto explicado detalladamente
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