Plan de Comunicación al estilo Jóvenes Proyectos

Un Plan de Comunicación se desarrolla para planificar y unificar los mensajes que una empresa quiere transmitir tanto interna como externamente. Le da un orden a las acciones que se ejecutarán para conseguir los objetivos que se han planteado en la estrategia de comunicación.

Hay dos tipos de Plan de Comunicación:

• Interno: relativo a la empresa y cómo se manejan los canales y flujos de comunicación o información dentro de la misma
• Externo: Planifica las acciones de cara al mundo exterior que aplicará una marca para llegar a su público objetivo.

Si te han aceptado para participar en un proyecto de este tipo, leer este post te puede orientar sobre cómo desarrollar un plan de comunicación externa.

Primero lo primero: documéntate bien

El primer paso de un Plan de Comunicación es documentarte: ¿Qué se ha hecho hasta ahora? Haz una revisión de todas las vías de comunicación de la empresa hasta el momento:

• Redes Sociales: Instagram, Facebook, Twitter, Linkedin
• Comunicados de prensa: Búscalos en su web o en Google
• Noticias publicadas acerca de la empresa en la prensa (utiliza Google o Google News)
• Si tiene blog revisa el estilo y el tono de lo que publica y los temas que trata.
• Tampoco está de más revisar la última memoria anual de la empresa, y leer qué cuenta sobre su historia o si existe una sección de “Quienes somos” en su página web. También qué dice de su misión, visión y valores. No todas las empresas tienen esto bien definido, pero si existe, es una información bastante reveladora.

En definitiva, investiga bien sobre la empresa. En cuanto termines, haz el mismo estudio con sus principales competidores. Captura pantallazos y anota las direcciones web de todo lo que te resulte interesante por parte de la competencia. Nosotros te recomendamos que vayas pegando todo en un documento Powerpoint o presentación de Google Docs. No lo hagas en dos tiempos: captura todo mientras investigues, ya que intentar volver a cosas que has visto en una segunda pasada suele ser complicado y tedioso. Según veas algo que te llama la atención, haz capturas de pantalla y anota las webs. Anota también qué te parece interesante de lo que has captado. Puedes seguir el siguiente formato.

Por último, lee las especificaciones en la descripción del proyecto y revisa con detenimiento los archivos adjuntos que hayan incluido. Un Plan de Comunicación tiene objetivos y la empresa los habrá mencionado en la descripción del proyecto. Revisa muy bien esta parte para que la tengas clara y desarrolles el proyecto de acuerdo a lo que la empresa intenta conseguir.

Define el mensaje que quieres transmitir

Algo que puedes hacer en paralelo a la planificación es tener claro el mensaje que la empresa quiere transmitir. Por esto las características deben ser claras y definidas. Para esto tienes las especificaciones en el proyecto, aunque si tienes alguna duda con respecto al perfil de usuario que busca la empresa puedes preguntarlo por el chat.

Organiza la tabla de medios

El mensaje se deberá transmitir a través de distintos canales que pueden ser online u offline:

• Online: redes sociales, medios digitales, blogs, podcasts.
  A continuación te dejamos imágenes del uso de redes sociales, para que tengas una idea del alcance que tiene. Sin embargo, te recomendamos que revises el Estudio Anual de Redes Sociales 2019 completo para encontrar más insights de la gestión de RR.SS.

• Offline: prensa, radio, televisón, otros
  Aquí tienes imágenes de la audiencia de medios en canales offline. Es una muestra pequeña que te pueden dar una vista general. Es mejor si revisas el estudio completo para encontrar información detallada de cada medio.

Tendiendo claro el target al que quieres transmitir y sabiendo a qué medios suele atender como público, puedes empezar a buscar medios a los que dirigiremos los mensajes. Estos son los diarios, secciones de diarios, programas de radio o de televisión, periodistas concretos, influencers, páginas web, grupos en redes sociales, y cualquier otro medio que se te ocurra y que encuentres investigando, que pueda estar interesado en información sobre la empresa.

Haz un cuadro de soportes y medios de comunicación tanto online como offline en el que se identifique el nombre, url, dial, canal de televisión y posibles programas, medios o personas con presencia en medios que puedan interesarse por lo que tienes que decir. Si puedes conseguir forma de contacto -número telefónico, twitter, mail- será trabajo que adelantes para cuando tengas que entregar el Plan de Comunicación. La empresa así, utilizará esta tabla para enviar información y mensajes a los medios en los que pueda resonar.

Estructura y acciones del Plan de Comunicación

En el apartado anterior habremos completado la plantilla, decidiendo a quién le vamos a enviar la información para intentar que se publique. En este siguiente apartado vamos a desarrollar qué información, cuándo, y en qué formato. Una forma de organizar la planificación es en un cuadro de Excel o Google Docs en el que incluyas el canal, el tipo de canal y las posibles acciones que se puedan ejecutar. Especifica el tipo de acciones (entrevista, reportaje en prensa, podcast, etc), la fecha, la persona encargada, enfoque (es entrevista personal, hablarán del proyecto en sí, será un reportaje en los que hablen de otro proyecto, etc) y los requerimientos de la empresa.

Cuando tengas esto listo comparte tus ideas con la empresa para que te den feedback de lo aplicable o no.

Entrega del Plan de Comunicación

Hay varios documentos que debes entregar para que tu Plan de Comunicación esté completo y se pueda aplicar. Te contamos los documentos que debieras entregar para que tu propuesta sea como la de un profesional con años de experiencia.

• Tabla de medios: en ella debes indicar el nombre del medio, tipo de canal, soporte, programas de interés, periodicidad de publicación, persona encargada, contacto (si no es posible un número de contacto, una cuenta de twitter o un mail). Es la tabla de la que te hemos dado un ejemplo más arriba y aquí te dejamos la plantilla con algunos ejemplos para que la puedas descargar. También compartimos la opción en blanco por si la prefieres.
• Tabla de acciones de comunicación: encuentras las especificaciones en este post. Aquí tienes el documento en blanco por si prefieres empezar de cero o la versión que incluye algunas ideas y ejemplos.
• Plan de Comunicación: esto es un tipo de memoria que engloba todos los documentos que mencionamos arriba y una explicación corta de cómo funciona y cómo se deben aplicar las acciones. Por ejemplo, si es un proyecto que está dividido por etapas y cada una tiene un Plan de Comunicación independiente, debes especificar las acciones de cada etapa y cómo cada una se relaciona.
• Tabla de cuantificación de objetivos: También puedes proponer a la empresa un seguimiento de objetivos del plan de comunicación, con indicadores a seguir cada cierto tiempo. Si lo haces, te aconsejamos usar objetivos inteligentes o SMART, que es un acrónimo de Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, en Tiempo. Esta metodología es una tendencia para el planteamiento de objetivos concretos y medibles.

Te dejamos la plantilla de las tablas que has visto a lo largo del post y una plantilla de presentación del Plan de Comunicación para que las uses durante el proceso de este proyecto. Pon a prueba tus capacidades y prepárate para el ambiente laboral real participando activamente de él.

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